受控檔案與非受控檔案的區別

1.不同的檔案型別：

受控檔案是標準的、負責任的檔案。

不受控制的文件是日常、非正式地使用的文件。

2、管理方法不同：

受控文件需要乙個適當的管理系統。

不受控制的文件不需要有管理系統。

受控檔案。 之所以需要“控制”，是因為它的重要性、標準化和責任性。 需要由檔案管理部門控制和監督，防止其被非正式修改，或檔案不被估價、損壞或隨意丟失。

它應指受控和非受控檔案。

1. 檔案可分為“受控”和“不受控”兩類。

1. “受控”檔案是指在組織控制下並可以對其進行更改的檔案，即更改通知版本，在文件更改時可追溯到所有使用者，並實施更改以確保其是最新的;

2.“非控制性”單據是指外部單據、本組織系統不需要變更控制的單據（包括投標單據、客戶非現場使用等專項下發單據、生產計畫、月度質量報告、與季節有關的作業單據等限期屆滿自動失效的單據）。

2. 受控檔案應加蓋“受控”印章，並應在分發時登記分發，並註明分發編號。 非管制單據經授權人員批准後簽發，僅供簽發登記，不設發放編號。 當本組織的受控檔案作為非受控檔案印發時（例如，投標、客戶在場外使用），應加蓋“不受管制”的印章。

所謂受控檔案，是指檔案管理部門能夠控制和想要控制的文件，可以更改、**、失效等。

不受控制的單據是指單據管理部門不能或者不想控制且不必控制的單據;

你明白嗎？

例如，經授權人批准，發給企業外部（如認證中心、供應商、客戶、當地**）的檔案是企業管理部門無法控制的，成為不受控制的檔案。 或者有些檔案不重要，比如一些通知、通知、公告等，發布後就不再需要控制，也成為不受控制的檔案;

對於一些重要檔案，如管理檔案或圖紙、工藝檔案等，必須加以控制。

所謂控制，就是可以被控制，所謂控制，就是可以按照管理者的想法來實施，並及時接收反饋資訊，不斷修改其方法和路線，使其按照管理者的想法執行，這叫控制。

簡單地說，它是在執行檔案時必須進行的檔案更改，作為受控檔案。

簡單地說，您的組織使用的文件是受控文件。

所謂受控檔案，是指檔案管理部門能夠控制和想要控制的文件，可以更改、**、失效等。

具體說明：受控單證是指按簽發範圍登記、分發或者獨立歸檔、受控，並能保證收回的單證。 主要由檔案控制中心和認證辦公室控制。 這是乙份標準的、負責任的檔案，當需要進行必要的修改時，ECN檔案的申請和註冊、審查和批准，ECN也必須受到控制。

檔案的封面通常蓋有受控印章。 受控檔案是對稱的“不受控檔案”，任何可以產生多種修改狀態或多個版本的檔案都是受控檔案，即任何有變化和變化的檔案都是受控檔案。 受控檔案主要是控制檔案使用的唯一有效版本。

可以複製受控檔案以讀取引用，但複製的檔案不會生效。 很多公司還會對受控檔案進行拍照，上傳到內部區域網，以便在有需要或爭議時直接在網路上檢視，這樣可以避免原件的丟失和損壞。 一般來說，這些檔案都是已經使用了很長時間的檔案，並且始終處於修改和修訂狀態，例如：

成本手冊、程式檔案、各種規章制度、配額、標準成本、預算等。 當受管制檔案失效時，應立即從所有使用場合中恢復，以防止其濫用。

另外：非受控檔案是文件管理部門無法控制或不想控制且不必控制的檔案。

在檔案的顯眼位置蓋有受控印章。

按照公司檔案管理程式管理的檔案是受控檔案，例如，檔案按規定審核通過，版本更新批准，發布範圍批准，檔案無效。 一些短通知不需要按照這些要求進行控制，因此它們不受控制。

受控檔案是企業的技術秘密檔案，如標準、內部管理檔案等。 由專人管理，不能隨便發布。