如何規劃秘書處的正常制度？

1.定期會議制度。

每月5日前，秘書長召開辦公廳會議，總結部署工作，溝通情況。 如遇特殊情況，可隨時召開。

每週一，秘書長組織各部門召開每週例會，總結匯報上週工作任務完成情況，安排安排本週工作計畫。

2.內部事務監督制度。

1、監事對有關部門承擔的協會主營工作事項進行檢查和監督。

2、承辦部門及監理人員按照“交接必做、做必有成效、必報結果”的要求對所承擔事項負責，對完成情況及時反饋。

3.休假制度。

所有工作人員因公、病不能上班的，應當請假，經各部門主管批准，報秘書長; 返崗後，請假將及時取消。

四是來信來訪處理制度。

秘書處應當根據信函內容和時限，及時將信函轉交有關部門; 來訪由秘書處接待並負責指導，相關部門按職責分工自行處理。 及時報告重要情況。

第五，紀念品系統。

各部門應及時向秘書處報告部門發生的重大事件，秘書處經篩選整理後按時間順序編入《大事記》，按年份公布。

第六，錯誤問責制度。

全體員工要履行職責，精益求精，高標準、高質量地完成各自的工作。 對因不負責任、粗心大意、推諉推諉造成較大錯誤或損失的，追究有關各方和各部門負責人的責任。

7.安全和保密系統。

需要保密的檔案和資料應妥善保管，防止洩露和失去保密，未經秘書長同意，嚴禁洩露企業資訊，由此造成的不利後果由其自行承擔。

各應加強對電腦等貴重物品的管理，防止丟失。

8.工作和休息系統。

全體員工要遵守作息制度，按時上班，特殊情況由相關部門領導協調。 無故遲到早退，拒不改弦易轍的，在全體員工大會上受到批評，直至勞動合同解除。

9、文明的辦公制度。

工作要嚴謹、有序、高效，嚴禁在辦公時間內吃飯、看影視劇、玩遊戲、聊天等不良現象。 違規者將被當面警告，拒不改簽者將被罰款100元，以改善午餐。

人要整潔端莊，端莊大方，熱情誠懇待人; 注重團結協作。

10.清潔衛生系統。

注意衛生，保持房間清潔; 檔案和材料擺放整齊; 禁止隨地吐痰、亂扔紙屑、菸頭和傾倒汙水。

按值班安排每天打掃公共區域，達不到清潔標準的將受到批評，不改變批評的將被罰款一周。

領導的日常工作分為兩類：日常工作，即提前計畫和固定的工作（如會議、出差、招待會等）和突發性工作（臨時安排的事情）。 秘書的慣常做法是將計畫好的事情預先填入準備好的日程表中，同時對突發和隨機的事件進行細緻靈活的安排。

a） 一般原則：

了解總經理的日常工作、近期業務重點、作息習慣、身體狀況等情況，優化工作方法，仔細觀察總經理的工作習慣和工作作風，積極適應其工作節奏;

了解公司業務發展情況，特別是所任職總經理的業務進展情況，關注近期工作進展情況;

將計畫的事件預先寫入計畫; 及時組織日程安排，避免日程安排衝突;

明確事情的優先次序，處理事務時注意理順和先後次序，分清輕重緩急，酌情安排處理;

定期與總經理溝通，就雙方可能遇到的要求、需求和處理原則達成共識，以便利開展工作;

注意緊張的日程安排，適當安排;

2）經驗和技能。

周一的日程安排和出差前後的工作日不要安排太多事情;

在任命之間留出時間，防止長時間開會造成時間衝突，給總經理整理思路的時間; 同時，留出時間處理日常事務;

根據總經理的習慣，留出適當的固定時間閱讀報紙、期刊等資訊;

牢記總經理的安排，及時提醒已作出的安排，防止衝突發生; 每天安排乙個比較固定的時間與總經理核對日程，確保秘書和總經理之間的日程內容一致;

不代表領導做決定，經總經理同意，按領導工作習慣和時間辦理各項任用;

控制預約時間，適時打斷，防止拖延，以免影響後續日程安排;

掌握近期要避免的字元;

每月每週計畫模板。

您可以使用筆記日曆功能，填寫相關排列方式，並列印出來;

您也可以根據總經理的習慣制定自己的日程安排。