關於檔案數位化和數字檔案工作的思考和想法

收集、整理、儲存、評估、統計以及提供和利用檔案的活動。 廣義檔案包括：檔案收藏、檔案分類、檔案錄入、檔案數位化、檔案系統、檔案軟體定製、檔案價值評估、檔案保全、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案研究（見檔案彙編）、檔案提供與利用、檔案銷毀。

這些任務的分工只是比較穩定而不是絕對的，有的分為八個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩大部分。 由於現代記錄管理已成為乙個複雜的系統，因此也有方法可以將其劃分為多個層。 第一級分為檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統，每個子系統又分為幾個級別的小系統。

檔案主體的管理分為收集、整理、標識、儲存、統計等工作環節; 檔案資訊的發展分為資訊處理和資訊輸出兩部分，資訊處理由編目、文獻編纂和參考資料組成，資訊輸出由提供閱讀、影印、諮詢、通訊、借閱、出版、展覽等服務活動組成。

1.數位化管理系統概述。

檔案資訊管理系統和網路資訊管理系統共同構成數位化檔案管理系統。 檔案資訊系統由數位化處理系統、資訊服務子系統和資料庫管理子系統組成。 資訊發布子系統和Web管理子系統組成網路資訊共享系統。 數字檔案管理系統以現代資訊科技為基礎，以檔案為核心內容，是一種高效、先進便捷的模式、多使用者標準、安全有序分布的檔案整合的資訊資源管理系統。

2. 數字檔案系統的儲存和管理。

特殊性是數位化的本質，在儲存和保管方面，數位化管理與以往的檔案管理有很大不同。 在以前的檔案管理中，它只是整齊地放電並用紙質程式碼儲存。 另一方面，數位化是使用光碟和儲存來儲存的。

與傳統儲存相比，數字檔案在儲存方面具有較大的容量擴充套件，並且在現實生活中不占用真實空間，有效節省了空間成本。

在安全問題上，要落實一系列方法和措施，確保數字檔案必須被使用和可讀，裝置更新時必須將舊載體轉換為新載體，並且必須提高對非法情況的攻擊和保密性。 此外，還要保證數字檔案不能過分依賴載體，因為有些裝置沒有載體就無法使用，因此，在儲存過程中，盡量選擇相對簡單的格式進行儲存，使數字檔案不依賴載體存在， 這樣數字檔案就可以長期儲存。

3.數字檔案管理方法研究。

在檔案管理過程中，必須充分實現資料格式的統一，而資料格式的統一是實現資源網路的必要條件，這樣檔案資訊的歸檔和訪問也能相對順利地進行，是實現檔案資源共享的必然條件。 只有全面實現標準化、規範化，數字檔案才能更有效地出現在人們的生活中。

在保證檔案數位化的同時，首先要保證格式和規範的統一，實行數字檔案的規範化操作。

也是檔案管理部門提供技術支援、節約資金的有效途徑。

在檔案館的資訊網路中，應該有一些比較完整的計算機硬體設施，主要包括：計算機、交換機、終端裝置、傳真機、衛星裝置和管道傳輸裝置。 只有在軟體中實施強大的資源後，才能保證資訊組織下的安全保密工作。

要實現軟硬體兼備的檔案管理工作，還需要召集一批懂網路技術和資訊科技的熟練人員進行開發和操作，以便順利開展工作。

檔案數位化是通過掃瞄、錄入等方式將紙質檔案儲存在計算機資料庫中，從而實現快速方便的檢索、快速簡單的同步備份、儲存空間小、維護方便、安全等功能。 檔案管理數位化是資訊時代的必然要求，數位化檔案管理建設應重點選用檔案管理軟體，乙個好的檔案管理軟體，往往為檔案管理工作者完成檔案管理工作，做到事半功倍，不僅能提高經濟效益， 同時也大大提高了辦公效率。