如何做好基礎架構檔案管理

專案檔案全生命週期管理。

從起草、審批到歸檔的自動化流程管理，與分布式檔案整理和數位化管理並行，全面實現紙質和電子檔案的實時歸檔。

摘要：檔案管理是企業管理的一部分，是保持歷史真實面貌的一項重要任務。 在工程建設管理日益現代化和建築市場不斷完善的不斷規範化的今天，工程檔案的作用更為重要; 它是施工管理的乙個組成部分，是專案建設和完工的必要條件，也是專案維護、管理、使用和改造的原始依據，專案檔案的管理更是受到重視，專案檔案管理的質量直接關係到專案的質量， 影響企業的經濟效益。

專案檔案的歸檔，基本上是利用事後管理習慣，讓檔案成為專案的附屬品，只是上級部門驗收和應對的工具。 這種周期長、工作量大的事後管理方式，暴露了專案驗收原始資料不完整、成品備件不規範、資料跟蹤採集不及時、巡檢強度高等問題

1.檔案管理資料分散，沒有集中管理，查詢不方便，收集不及時，容易導致檔案丟失或損壞，檔案真實情況掌握不掌握，檔案利用率低;

2.沒有相關的檔案管理制度，發生時無法追溯，一些重要檔案，如合同檔案、財務檔案等，一旦丟失，會給企事業單位帶來重大經濟損失，檔案員也將承擔連帶責任，輕失業者，重者將被追究法律責任;

3.傳統的檔案採集方式是通過excel等人工方式，效率低下，人工成本高，耗時長，識別工作複雜，不利於組織效率的提高。

1.檔案管理。

1）所有能夠準確反映公司各項經營活動的檔案、資料、音視訊、報表必須及時歸檔，確保誠信。

2）檔案管理員必須隨時遵守檔案歸檔制度，並按類別分類，做好收集、整理、歸檔和歸檔工作。

3）檔案內容包括自成立之日起每年應當歸檔經營管理工作或公司出具的檔案、資料。

2.文件和檔案管理。

1）存檔範圍。

1、行政綜合類：包括重要會議資料; 制定內部監管和政策檔案; 組織變更、變更、大事記、年度報告和其他檔案; 發展規劃、工作總結報告; **當局簽發的重要檔案。

2、組織人員教育培訓：員工換班表、花名冊、教育培訓卡。

3、會計統計：年度計畫、統計報表、財務會計預算報表及其說明、各類季度報告、月度報告以及主管部門出具的有關檔案和資料。

4、質量管理：質量管理體系。

5、技術：產品及生產技術檔案。

6、銷售紀事：公司大型銷售活動紀事。

2）檔案的檔案。

1、歸檔檔案、資料的種類和數量以及每份檔案的頁數應完整、完整。

2.在存檔的檔案和資料中，每份檔案的原件和影印件、印刷件和定稿、說明書和批准書應分類排列，不得分開。

3、不同年份的檔案一般不允許一併歸檔，但跨年度檔案的請求和批准應當在答辯年度提交; 如果沒有答覆，將放在請求年份的檔案中; 跨年度期間的計畫是在檔案所針對的第一年提交的; 跨年度總結放在提交會議的最後一年，跨年度會議檔案包含在會議的年度檔案中。

3.存檔時間。

公司經營管理活動中的各種合同和例行報表，應按各自不同的時限要求，及時報送總經理和人力資源部; 音視訊檔案、活動檔案、工程檔案等其他型別檔案由各部門臨時保管，月底統一交人力資源部。 會計檔案由財務部保管。

4.檔案的借閱和銷毀。

1）借閱檔案應當按照規定辦理借閱手續，並在規定範圍內查閱。檔案不得塗改、撕毀，並應及時歸還。

2）會計檔案不准借用。內部訪問應由財務負責人批准。 外部單位因特殊需要查閱有關會計檔案時，應當持有公文，並徵得公司領導的同意。

檢查會計檔案時，不要將檔案帶出公司; 如需摘錄或複製，應徵得財務負責人的同意。

3）定期查明檔案，準確制定檔案銷毀清單，對失去儲存價值的檔案進行登記，經人力資源部負責人審核並報公司領導批准方可銷毀，需有兩人以上參與銷毀， 並在銷毀清單上簽字。

收集、整理、儲存、評估、統計以及提供和利用檔案的活動。 我們的檔案包括：檔案收藏、檔案分類、檔案錄入、檔案數位化、檔案系統、檔案軟體定製、檔案智慧型管理、檔案價值評估、檔案儲存、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案與研究（見檔案檔案匯編）、檔案提供與利用、檔案銷毀。

這些任務的分工只是比較穩定而不是絕對的，有的分為八個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩大部分。 由於現代記錄管理已成為乙個複雜的系統，因此也有方法可以將其劃分為多個層。 第一級分為檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統，每個子系統又分為幾個級別的小系統。

檔案主體的管理分為收集、整理、標識、儲存、統計等工作環節; 檔案資訊的發展分為資訊處理和資訊輸出兩部分，資訊處理由編目、文獻編纂和參考資料組成，資訊輸出由提供閱讀、影印、諮詢、通訊、借閱、出版、展覽等服務活動組成。

詳情可線上檢視：

要求各類材料必須根據施工進度及時收集整理。 要指定專人負責工程資料的管理，負責逐項跟蹤和收集質量保證資料，及時做好分項、分項、分部質量考核等各項原始記錄，使資料的整理與專案形象的進度同步。 要連貫。

在專案前期，要及時收集專案的初步資訊，如中標通知、對齊結果報告、地質調查報告、各類合同、施工組織設計、方案等。 由於資訊的及時收集，當專案完成時，資訊不會短缺。 在施工過程中，現場施工管理和技術人員應及時做好當天施工專案的資料，不要堆在一起再做，造成資料遺漏或錯誤。

專案部每月指定專人對每個在建專案的資料進行採集和檢查，即使有缺失專案，也能及時補充，及時發現資料中的問題和錯誤，及時糾正。 在專案結束時，需要及時收集施工單位各項安全功能的驗收和檢測資料，如消防驗收、人防驗收、防雷驗收、室內環境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗收資料、節能檢測資料等。 及時收集設計單位設計變更情況、勘察單位地質調查處理變更情況、監理單位管理檢查表、監理工程師通知及各分包商資訊。

我會幫助你：

1、檔案內容：高中、大專、本科成績單、志願信等個人資訊。

2.小學和初中的資訊要顯示在你的志願者本上，影響不大。

3、可填寫入職單位個人登記表，加蓋單位公章作為參與工作的證明。

4、現在備案不受以往服務年限影響，以後直接辦理養老、醫保不備案。

5、檔案封存後加蓋單位公章，置於當地人才市場保管，每年繳納費用。