國內外電算化會計檔案管理研究現狀

會計電算化會計檔案主要包括三個方面：

1）計算機列印出的書面會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料的列印件，應當符合國家統一會計制度的規定，並按照有關規定歸檔儲存，儲存期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。

2）磁帶、磁碟、光碟、縮微膠片等介質中儲存的會計資料（會計憑證、會計賬簿、會計報表等）應妥善保管，影印件後應當儲存好，方可以書面形式列印。這些媒體應視為會計資訊，會計實務網站應新增到收藏夾或存檔。

3）會計電算化系統開發和使用的全套檔案和軟體程式，也應視為會計檔案保管。

除了一般的檔案管理制度外，還應強調各種電算化會計檔案的安全性和保密性。 一般而言，該單位應制定以下安全和保密措施：

電算化會計檔案的管理應具有防磁性，具有良好的防火、防潮、防塵等工作，重要的會計檔案應編制一式兩份，存放在兩個以上的不同地點;

磁性介質儲存的會計檔案應定期檢查和影印，防止因磁性介質損壞而丟失會計檔案;

嚴格執行安全保密制度，不隨意堆放會計檔案，嚴防損壞、丟失、洩露;

存放會計資料的各類會計資料，包括印刷的會計資料，以及軟盤、光碟、縮微膠卷等，未經本單位負責人同意，不得借用、帶出本單位;

借用會計資料，應當執行相應的借用手續，並由辦理人員簽字記錄。 存放在磁性介質上的會計資料在借用和歸還時也應仔細檢查，以防止感染病毒。

鑑於上述電算化會計檔案不同於傳統會計檔案的特點，在電算化會計檔案管理中，除了傳統會計檔案管理中應注意的問題外，還應特別注意以下問題： 1應特別注意電子化會計檔案中軟體檔案的管理。

這些軟體文件對於會計資訊系統的維護是必不可少的，它可以幫助了解他人的設計思路和編寫的源程式**，同時，乙個軟體系統不可避免地會由於主觀和客觀的原因而產生一些問題，如果沒有完整的軟體文件，系統的維護將非常困難， 甚至不可能。2.電算化會計檔案受質量、溫濕度、磁場等因素影響較大，容易損壞。

在管理上應注意以下問題：在選擇儲存會計檔案的儲存介質時，應特別注意選擇質量更好、可靠性更高的介質，儲存介質的好壞關係到會計檔案能否使用，紙張的質量只會影響使用效果; 在存放會計檔案時，應盡量存放在乾燥的環境中，並採取必要的防潮、防潮措施，儘量減少溫濕度變化對會計檔案的影響; 對於儲存期較長的會計檔案，應採取適當的措施，如適當的溫濕度控制、定期檢查等; 對於電算化會計檔案，應採取相應的防止措施，如加強檢查，採取除塵除濕等必要措施，採取一定的技術手段防止會計檔案被盜，避免或減少人為損壞。

同時，如果滿足以下條件，則屬於歸檔範圍的單位內形成的電子會計資料只能以電子形式儲存，形成電子會計檔案：

（一）所形成的電子會計資料真實有效，由計算機等電子裝置形成和傳輸;

2）所採用的會計系統能夠準確、完整、有效地接收和讀取電子會計資料，並能按照國家標準備案格式輸出會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，並設定必要的審批、審核、審批等審簽程式;

c）使用電子檔案管理系統能夠有效地接收、管理、使用電子會計檔案，符合長期保管電子檔案的要求，並建立電子會計檔案與其它相關紙質會計檔案的檢索關係;

4）採取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;

5）建立電子會計檔案備份系統，可有效防止自然災害、事故和人為破壞的影響;

6）形成的電子會計資料不屬於具有永久保全價值或者其他重要保全價值的會計檔案。

符合本辦法第八條規定條件，單位從外部收到的電子會計資料附有符合中華人民共和國電子簽名法規定的電子簽名的，只能以電子形式歸檔儲存，形成電子會計檔案。