如何管理組織的電子印章，解決實體印章管理問題？

目前電子印章的應用場景主要是在企業內部檔案上，如果是簽訂對外經濟協議的合同，還是會用到實體印章，這時候傳統實體印章的管理弊端也會顯現出來。

為了解決物理封條管理問題，主流方式還是通過智慧型封條。

智慧型封條是將傳統的物理封條安裝到智慧型終端裝置中，管理人員通過APP對封條進行管理，設定許可權、授權等行為。 如果印章的使用需要通過裝置提交，管理人員將通過APP進行審核和授權，智慧型封條機裝置在授權後自動封存檔案，系統封存後自動將印章資訊傳送到伺服器永久儲存， 資訊將被追蹤和追蹤。通常當智慧型裝置在不使用時處於休眠鎖定狀態時，異常開鎖行為會自動發出警報提醒管理人員等，通過這些缺陷可以有效避免和消除傳統物理密封管理中的一些缺陷。

考慮到“印章”的特殊法律效力，可靠的電子印章更有利於組織實現規範化管理，規避使用印章的風險。 第三方電子簽名平台遵循電子印章6 管理規則，全程督導封條，讓所有封條統一到乙個平台“按需發放授權使用”，掃除封條的麻煩。

第1條：一切都必須適用

管理規則：為了規範組織的印章管理制度，電子印章的使用和管理必須事先申請並授權實施。

電子簽名平台可與任何業務系統和管理軟體整合，為客戶打造電子印章管理系統，無論是封存、銷毀還是使用，都經過流程審核實施，確保每項操作都得到充分授權，提高管理規範。

第二條：密封管理的全週期

管理規則：電子印章“製作、變更、失效、撤稿”的過程必須及時上報和更新，確保電子印章資訊有效統一。

電子簽名平台通過整合各種業務系統和管理軟體，對每枚印章從印章製作到失效的全生命週期進行管理，全程跟蹤印章資訊的變化，防止印章混淆，自由使用。

第三條：封條由專人保管

管理規則：所有電子印章必須由專人管理，印章的製作、變更和轉讓均由專人操作，權利責任明確。

電子簽名平台可以為組織製作具有法律效力的電子印章，對每個印章授權管理員，明確管理許可權，確保電子印章的安全。

第4條：統一授權使用

管理規則：所有電子印章的使用必須事先申請，經上級領導批准和授權，並按需呼叫，確保每個印章的使用一目了然，不能亂用或冒用。

電子簽名平台通過管理軟體與業務系統的整合，讓組織能夠通過流程申請各項業務中印章的所有需求，減少人為干預，防止印章誤用、冒用、亂用印章。

第五條：審計材料的完整記錄

管理規則：電子封條必須有詳細的操作記錄，每個封條的使用情況可以定期、隨時抽查，提高識別風險的能力。

《封條日誌》詳細記錄了每個封條的基本資訊和全過程操作情況，無論是數字證書、封條名稱、使用範圍等基本資訊，還是使用封條的人、使用封條的檔案等操作資訊， 以及封條的時間，可以第一時間訪問，審核更全面。

第6條：有過程檔案檔案

管理規則：確保電子印章檔案全過程能夠及時有序地形成檔案材料，形成高效的資訊查詢和核對流程。

電子簽名平台可以為使用者提供文件儲存服務，所有列印的文件都自動儲存在系統中，還可以通過管理軟體幫助組織形成一套標準的列印文件管理應用程式，並充分整合儲存、搜尋和共享。

由於觀念和資訊保安的顧慮，很多組織在合同封條問題上並沒有充分普及電子封條的應用，企業封條管理經常面臨這樣的困境

1、傳統印章難以滿足組織高效統一管理的需要;

2、電子印章難以消除企業安全隱患;

企業可以建立一套真正屬於組織的封條控制中心，實現物理封條和電子封條控制的統一。 公司自有的密封控制中心具有以下特點：

1、封控功能按需配置，資料本地管理。

2、組織印章“分權管理”與“集中控制”有機結合。

3、業務管理系統與電子印章功能無縫銜接，統一控制。

1、按需配置列印控制功能，資料本地管理

處於不同發展階段的企業對封條管理有不同的需求，企業可以建立一套內部封條控制中心，通過本地資料儲存來滿足企業對資訊保安和保密的要求，同時實現多種封條使用場景

1）建立一整套電子印章簽名平台和後台運維平台，實現企業全部實體印章到總部的採集，通過電子印章簽訂各類合同。

2）借助印章控制器（印章控制器）控制物理印章。通過在硬體裝置中放置物理標記，並且只有在系統授權的情況下，才能啟用和標記它。 例如，企業管理貸款印章或其他地方的分支機構印章提供了便利。

3）當外部使用者使用電子印章不方便時，可以通過電子印章+防偽印刷，統一管理電子合同和紙質合同。防偽印刷：電子合同是以紙質合同的形式印刷，帶有獨特的防偽標誌，使紙質合同也可以快速識別檔案的真實性。

例如，當外部使用者無法使用電子印章和電子合同時，企業可以列印紙質版本給對方蓋章，確保其不被篡改，並且可以通過防偽碼快速識別合同內容。

2、組織印章“分權管理”與“集中控制”有機結合。

系統管理員可以對開立的賬戶和所有印章進行管理，並根據員工的在職和工作要求分配印章管理員和普通員工的角色。 例如，印章管理員、法務官、普通員工等角色。

3、業務管理系統與電子印章功能無縫銜接，統一控制。

電子印章的法律效力：可靠的電子簽名與手寫簽名或印章具有同等法律效力。

《中華人民共和國電子簽名法》第十三條：電子簽名同時具備下列條件的，視為可靠電子簽名：（一）電子簽名生產資料用於電子簽名時，屬於電子簽名人; （2）簽名時的電子簽名建立資料僅由電子簽名人控制; （三）簽名後對電子簽名的任何更改，可以被發現; （四） 可以發現簽字後資料電文的內容和形式的任何變化。 締約方還可以選擇使用符合其商定的可靠條件的電子簽字。

《中華人民共和國電子簽名法》第十四條 可靠的電子簽名與手寫簽名或印章具有同等法律效力。

我們都知道，企業的內部管理和運營也是需要成本的，如果需要推翻以前的制度，不僅會讓員工不合適，而且初期直接經濟投資相對成本也比較高。

一般情況下，如果沒有必要，企業內部管理改革並不容易，但隨著社會經濟的發展和企業業務的不斷擴大，那些不值得關注的小問題和缺陷在我們面前逐漸放大;

以建築公司的印章管理為例，由於跨區域工程招標比較，企業在簽訂合同時需要使用公司印章，不同地方使用印章，容易因缺乏企業監管而導致私封和盜用印章的現象。 一般情況下，出於這個原因，公司會額外派一些人員跟從管理，但這種做法不僅增加了成本，而且難以保證隨行人員也會參與其中。

因此，無論是建築公司還是其他型別的企業，都應該了解企業內部封條管理的實際情況，梳理出公司封條管理的薄弱環節。 不僅公章的跨區域使用會增加風險，而且內部管理的缺失將是企業印章使用的高風險區域，企業相關部門需要對風險的發生、影響和後果進行詳細的控制和詳細分析。

管理部門要建立長效的風險識別預警機制，將隱患扼殺在搖籃裡。 在這個過程中，可能會發現已經暴露出來的問題，必須立即處理，不留任何持續發酵的餘地和更大的損失。

好了，上面的八股官方檔案看起來確實有點複雜，簡單來說吧：面對傳統的封條管理方式無法適應業務發展帶來的封條使用新需求，公司應該如何引進並建立一套智慧型封條管理系統，協助公司完成封條高效安全的管理使用？

放心簽署電子合同列印解決方案：

一是使用繁瑣，時效性低的平衡解決方案。

1.對於沒有強制印章形式的使用場景，可以使用電子簽名生成介面將總部的300+公章轉換為電子簽名，並將資料匯入OA系統，使電子合同簽署和電子簽名使用與OA系統無縫對接; 具體流程如下：

2.對於對印章使用有強制性要求的使用場景，如與車管所等其他國有企業簽訂合同，使用流程與上述電子簽名相同，只是申請歸還印章時可以使用實體印章; 具體使用流程如下：

合約鎖印刷控制管理系統服務內容

合同鎖為使用者提供了統一管理組織所有物理和電子印章的能力。

印刷控制管理軟體系統。 封條控制系統根據組織許可權制度對各類封條進行授權和控制，封條管理部門實現工作流程自動化。

在平台處理各種檔案列印的過程中，最終採用機構側的彩色雷射印表機，一次性列印出檔案內容和防偽印章，實現了各類印章、業務印章的“集中管理”、“分級授權”、“遠端列印”、“歸檔訪問”的綜合管理要求， 並提供豐富的API介面，靈活快速地與第三方系統服務整合。

本地化和雲化混合部署的列印控制管理系統實現了使用者管理、列印審核、列印管理、印章管理等核心功能，並可對接印表機、列印控制器等業務系統輸出資訊和指令。

合同封鎖印刷控制管理系統模組：

1.基本模壓巖土豆輪塊（使用者、組織、角色、印章、印表機）。

2.審計模組（審計流程，可簡化）。

3.簽名模組（電子簽名管理、物理印章控制模組、印表機控制模組）。

4.印刷模組（防偽印刷）。

5.存檔管理（可掃瞄實物印章，通過工藝單上的條形碼發回協會）。

6、外包管理（開通第一系統、第一業務管理系統、經銷商系統）。

在網際網絡時代，內部業務運營流程的審批和所有外部業務活動都依靠簽名或印章來傳達其真實意圖。 在辦公自動化逐步實現的今天，旗橋嶺礦渣行業的管理越來越強調無紙化辦公，隨時隨地的三個“移動”需求逐漸挑戰了傳統的封條。

在企業資訊化管理的衝擊下，傳統印章已經無法滿足隨時隨地審批、隨時隨地提供便捷服務、隨時隨地洽談合作等業務流程的需求。 它造成了巨大的資訊碎片化，導致了巨大的時間成本和管理成本。

眾所周知，每個企業的外部生產性經營活動或內部經營，以及每項工作的實施，都需要由相關負責人簽字蓋章。

辦公過程中需要使用實體印章的地方，可以通過合同鎖平台使用電子印章，通過網際網絡直接完成印章申請和審批印章。 使用場景可以涵蓋合同、紙質單據、發票等，需要企業財務、生產、採購部門簽署。 電子印章是指企業或交易各方對內和對外的承諾、認可和認證。

那麼如何使用呢？

印章審批流程可納入企業OA等資訊系統，印章使用者可在OA系統中發起印章申請，進行相關審核審批環節，印章申請流程結束，印章管理員根據不同業務型別加蓋相應的電子印章， 並輕鬆完成印章的所有線上流程。

電子印章通過簽字的方式可以有效提高辦公效率，同時電子印章埋在無紙化儲存和使用模式中，更好地提高了檔案審核和蓋章的時效性。

與物理封條相比，電子封條可以實現封條使用前、中、後審批、跟蹤和記錄，提高效率。

完整規範的線上列印流程可以減少列印過程中的不安全感; 記錄各印刷節點的相關人員記錄、審批意見和流通過程;

列印過程中的各種資料，包括列印記錄、列印文件、列印人員資訊，都儲存在OA系統中，可以隨時檢索、檢查和統計，以便事後進行管理，所有資訊都可以追溯。