尋求秘書工作的常識和禮儀，秘書禮儀的知識，行政秘書的禮儀

全面了解並仔細計畫每個特定任務。

秘書工作所在的部門不僅是部隊的“總部”，而且是“後勤部”、“聯絡部”和“直屬作戰部”。工作複雜，每天零零散落的任務多達20、30個，突發的、臨時的任務也很多。在我擔任這個部門的負責人後，我意識到，要想做好秘書工作，就應該盡快改變自己的角色，不應該停留在以往的秘書或副部門的地位，只靠單打獨鬥的想法把工作做好。 對此，我規劃了辦公室的所有工作事項，努力體現大局、聯合作戰、有序的原則。

首先，整體控制，思想。

我把辦公室裡的所有工作都歸類了，設計了乙個“辦公室工作清單”，放在辦公室檯面的玻璃下，可以隨時預覽。 辦公工作項的分類大致分為：黨務、人事、教育培訓、秘書、綜合、法制、後勤等，每個範疇又分為具體的工作點。

例如，秘書專案的要點有：檔案管理、保密管理、檔案收發流通管理、圖書分發管理、期刊訂閱和分發管理、計算機網路通訊管理、檔案簽發和審閱管理、打字和印刷管理、印章管理。 對於一些有明確時間要求的關鍵工作點，如統計報告、黨費收取等，都會標明並經常提醒時間要求。

二是落實責任，目標明確。

由於人員有限，我們辦公室的人員不多，但人員配備體現了有能力的特點，每個人都是有能力的士兵。 我對自己的要求是作為先鋒隊組織和執行每一項具體任務。 我們劃分辦公室的工作，並將其實施給特定的人。

除了制定一些日常工作規範和工作目標進行控制外，我更多的是將自己融入到大家的工作中，直接進行必要的“講解”，提醒一些時間限制和工作要求，讓大家在規定的範圍內自由掌握和安排自己的工作。

3、做好工作日記，不缺工作。

我平時有3個筆記本（工作日記、會議紀要、工作指南和經驗總結），今天就給大家介紹一下工作日記。 這本工作日記，我經常隨身攜帶，按照順水號，隨時登記各種會議通知、領導事項、日常工作安排等，每次完成某件事，我都會打出乙個“”表示完成; 如果每頁都已完成，則用“ ”標記，表示已全部完成; 如果每頁上有任何未完成的內容，請用“ ”標記以提醒您。 每天上班的時候，我都會拿出工作日記，檢查和安排當天的工作日程，確保工作有條不紊地進行。

同時，我也在工作日記的首頁寫下我的工作要求，時不時提醒自己加強個人修養和素質。 如：沉穩穩重、謙虛慎重、嚴謹細緻、理性務實、果斷明朗、多言多端等。

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在社交場合，語言是一種方便的資訊傳達方式。 俗話說，“一句話能讓人笑，一句話也能讓人跳起來。 “說話在現代社會生活中的重要性越來越明顯，作為商務秘書，你應該更加關注演講的基本技巧和禮儀要求。

優雅是談話藝術的一部分，商務秘書在對外交往中應該使用更禮貌的語言和優雅的用詞。 常用的日常禮貌用語有：

稱呼：先生、小姐、夫人等;

致謝：非常感謝，感謝您的麻煩等;

對不起：拜託，拜託，你能等一下嗎？

道歉：對不起，請原諒等;

恭喜：祝你成功，祝你好運等。

不要在商業活動中使用蔑視、否定、易怒和報復。 還要注意不要使用無標題的問候語，也不要說粗俗的貶義詞，例如：嘿！

得到它！ 嘿！ 移動！

它必須優雅，強調對自己的謙卑，並強調對他人的敬語。 中國有許多傳統的禮儀語言。 如：

好久沒見你說“好久不見”，初次見面時你說“好久不見”;

請某人原諒並說“原諒”，並要求某人批評並說“建議”;

請人幫忙說“辛苦”，球方便說“借光”;

麻煩別人說“對不起”，祝賀別人說“恭喜”;

委託人做事有“請”，讚美人的意見，叫“高意見”;

對方來功勞“慧舒”，老人的年齡叫“長壽”;

拜訪他人用“拜訪”，客人來用“拜訪”;

中途帶著“無人陪伴”離開，帶著“陪伴”的朋友;

請不要派人去“停留”，等待客人使用“等待”。

上述禮儀術語應該掌握並正確使用，但虐待也可能是可笑和慷慨的。

說話是一門藝術。 俗話說，“會說話的人可笑，不會說話的人跳。“秘書在領導中心工作，有責任溝通高層和下層之間的關係，如果他們不注意說話的藝術，有時會帶來不好或嚴重的後果。

這個詞不合適，以至於商人拂袖而去。

一位海外商人到某公司洽談合資，設廠。 公司經理在接待室等候，準備了香菸、茶葉和水果。 商人進公司門口後，在門廳迎接他的公司經理秘書與商人握手說：

我們的經理在那裡（指二樓的接待室），他告訴你去。 商人一聽，頓時愣住了：他叫我去？

我不是他的下屬，為什麼要叫我？ 於是商人轉過身來，說：“如果貴公司有誠意合作，請你的經理來我住的酒店談談。

說完，他拂了拫袖子就走了。 如果秘書沒有說“打電話”而是說“請”怎麼辦？

一句不恰當的話會讓兄弟單位不高興。

嘿，縣統計？ 我是縣委辦公室。 今年上半年各項經濟指標的完成情況，你統計過嗎？

這是縣委辦公室書記，打電話給縣統計局。 對方數了數。 國務卿補充道：

我們正在為領導人撰寫演講稿，並焦急地等待這些數字。 傳送給您。 統計局的人聽了，很不高興，說：

我們也很忙，所以你自己複製吧。 “喇叭，**壞了。 如果秘書改變了語氣並尋求支援怎麼辦？

一句粗心的話會導致領導人之間的不和諧。

某地黨政的兩位最高領導人關志鬥，本來很優秀，但一度因為工作意見分歧而不開心。 巧合的是，這時，上級來了乙個工作檢查組，在陪同的問題上，書記認為，黨政最高領導人之一陪同就夠了，沒有必要兩人都去。 沒想到，當辦公室秘書向**領導傳達秘書的意思時，他竟然說了：

秘書說，你去，他就不去。 聽到這話，我心想：如果我走了，他就不會走了，這是什麼意思？

雖然他很不情願地去了，但他一直認為秘書對自己有偏見。 幸運的是，這兩位領導人互相交談，消除了誤會。 否則，我們不知道會發生什麼。

以上只是作者觸手可及的幾個例子。 在生活和工作的現實中，還有比這更嚴重的例子。 例如，由於談話不慎、重大保密、被動領導和整體工作造成的隨意陳述等。

當然，因為秘書人員會“說話”，領導的意圖才能準確流暢地執行，左右鄰居之間的關係才能親密和諧，這樣的例子數不勝數。

所以，秘書講究說話也很講究，秘書朋友要多加注意！

接待禮儀 接待訪客是秘書最常見的日常工作之一。 秘書代表單位接待來訪者，其接待態度直接影響到單位的形象，決定了來訪者的印象，關係到業務能否順利開展。 因此，秘書要盡力讓每一位來訪者滿意，這必須掌握接待的基本禮儀。

接待的基本要求：

接待來訪者時，秘書應面帶微笑，溫文爾雅，熱情彬彬，大方，既不謙虛也不傲慢。

秘書要衣著得體，精力充沛，辦公室和辦公桌要整齊有序。

秘書不要隨便離開崗位，尤其是當他們知道客人要來的時候，所以要有耐心。 如果您急於離開，並且正在等待返回，您應該立即道歉。

秘書說話時聲音應該舒緩，他的話應該清晰地表達出來。 簡明扼要。

秘書每天接待的訪客分為兩類：提前預約的訪客和未預約的訪客。

當客人到來時，秘書應立即停下手頭的工作，抬起頭來，禮貌而熱情地迎接客人。 問候語應正式規範。

客人入座後，秘書應從漏水源頭端茶，端茶時要注意禮儀。

秘書可以禮貌地拒絕經過詢問和篩選後不需要領導會見的訪客，或者在被要求指示後不打算會見的領導者。

對於初次來訪的訪客，秘書應乙隻腳走在訪客左側前方，並隨時轉頭注意客人以引導方向。

熱情友好地與客人告別，並在客人離開後在預約簿上寫下接待結果。