檔案描述簡介、檔案描述規則

意義檔案描述是在編纂檔案目錄時，對檔案的內容和形式特徵進行分析、選擇和記錄的過程。 檔案描述有兩種型別：書目和書目。 索引，將其內容主題的自然語言轉換為搜尋標準語言的過程。

轉錄，即轉錄，是文案文件的形式特徵的轉錄，例如作者、時間等，在書目條目上。 索引是針對存檔的內容，而轉錄是其形式特徵，這是文件本身固有的自然語言。 索引是書目的核心。

收集、整理、儲存、評估、統計以及提供和利用檔案的活動。 我們的檔案包括：檔案收藏、檔案分類、檔案錄入、檔案數位化、檔案系統、檔案培訓、檔案軟體定製、檔案智慧型管理、檔案價值評估、檔案儲存、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案研究（見檔案檔案匯編）、檔案提供與利用、檔案銷毀。

這些任務的分工只是比較穩定而不是絕對的，有的分為八個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩大部分。 由於現代記錄管理已成為乙個複雜的系統，因此也有方法可以將其劃分為多個層。 第一級分為檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統，每個子系統又分為幾個級別的小系統。

檔案主體的管理分為收集、整理、標識、儲存、統計等工作環節; 檔案資訊的發展分為資訊處理和資訊輸出兩部分，資訊處理由編目、文獻編纂和參考資料組成，資訊輸出由提供閱讀、影印、諮詢、通訊、借閱、出版、展覽等服務活動組成。

《檔案描述規則》 - 文字：中國檔案描述國家標準。 起草工作由國家檔案局主持，1985年經中國文獻工作標準化技術委員會討論批准，國家標準局批准。

檔案描述是檔案館和檔案館在編制檢索工具時對檔案的內容和形式特徵進行分析、選擇和記錄的過程，是獲取檔案中所包含的情報資訊的主要途徑，也是決定檔案檢索工具質量的重要因素。 規則的制定為建立和完善全國統一的檔案檢索系統、建立地方和國家目錄中心、逐步實現電子計算機檢索創造了條件。

規則主要內容：引言，說明制定的目的、依據的原則和適用範圍。 名詞術語，它給出了所涉及的基本名詞術語概念的精確定義。

著錄專案有10個主要專案，如：標題和負責人、正文專案、分類和儲存期限、時間、承運人形式、檢驗和編號等，以及若干子專案。 識別符號，為每個書目專案和內容指定了六種型別的識別符號。

書目格式指定並解釋了條目中書目專案的順序和表達方式。 中文檔案級格式如圖1所示，檔案級格式如圖2所示。 對著錄專案詳細規則應進行說明、詳細說明，並舉例說明。

此外，該規則還對詳細簡明的等級、使用的字元、載體型別的標識和著錄專案做出了一些規定。

標準號：GB T。

中文標準名稱標準標題：檔案書目規則。

英文標準名稱：檔案書目說明。

發布日期：1985 年 5 月 10 日。

實施日期：1986-1-1。

首次發行日期：1985-1-31。

standardstate：已棄用。

根據《檔案說明規則》，檔案中有七個書目專案：

1.責任的標題和描述。

2.手稿和體裁專案。

3.保密和保留期專案。

4.時間項。

5.向量形態學術語。

6.注釋和執行注釋。

7.排程和編號。

中國檔案出版社是隸屬於國家檔案局和國家檔案館的一級出版單位。 出版範圍為秘書檔案和歷史書籍。 中國檔案出版社成立20年來，認真貫徹黨和國家關於新聞出版單位的方針政策，在上級主管部門的領導下，出版了一大批社會效益好、經濟效益高的優秀圖書。

特別是各級檔案館編纂的黨和國家領導人檔案原件、珍貴禮品、秘書檔案專業培訓教材、各級檔案館編纂的檔案資料等系列，具有較高的社會聲譽，受到有關領導和讀者的高度評價。 近年來，為配合中宣部、新聞出版總署開展的新聞宣傳工作，出版社編排的系列叢書得到了社會各界人士的一致認可和好評。

檔案分類的基本型別。 在某些高度專業化的業務活動中生成的文件和材料的總稱，具有特定的檔名和格式，並按照特殊的管理方法進行組織和存檔。 世界上許多國家沒有專門檔案的概念，一些國家將其作為檔案總分類的乙個主要類別。

1935年在蘇聯出版a.哈季耶夫的檔案工作理論和技術以及他 1946 年的著作

公尺加耶夫的《檔案工作理論與實踐》（教科書）將檔案館中儲存的官方檔案分為兩種型別：普通（或一般）和專業。 普通（或普通）檔案是指國家機關一般活動所共有的檔案; 專項檔案包括會計、統計、軍事、司法、公證、人事等方面的專項檔案。

在多年的檔案管理過程中，我國逐漸形成了與文獻檔案和科技檔案並駕齊驅的專題檔案概念，主要是指在會計、審計、訴訟、公證、藝術、教學、地名、標準、商標等特殊業務活動中形成的具有特殊內容和形式的檔案。 各類專項檔案各具一定特點，歸檔範圍、分類方式、儲存期限和管理原則各不相同。

國家檔案局會同有關專業部門制定了各類特殊檔案管理規章制度。 1989年，檔案出版社出版了中國檔案學會文獻處理與檔案學術委員會編纂的《檔案管理專項問答》（第一卷），就上述九類專項檔案管理問題回答了295個問題。

檔案科學以檔案、檔案現象和檔案工作規律為研究物件。 其基本任務是：在研究檔案和檔案工作發展規律的基礎上，提出檔案工作的科學理論、原則和方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，使檔案的價值得到充分發揮，服務於社會各項實踐。

檔案科學的研究物件和任務從根本上規定了檔案科學的研究內容和學科體系。

主要有以下五個基本方面：包括檔案保護技術措施的研究，如檔案保管環境控制技術、檔案病蟲害防治技術和檔案修復技術的研究，其任務是最大限度地延長原檔案的壽命; 檔案微複製技術研究，如對檔案的攝影、處理、影印、修復、儲存、檢索等技術過程的研究，是為了促進檔案資訊的儲存、轉移、利用和自動檢索; 計算機輔助檔案管理研究，包括檔案資料進入計算機前的收集和預處理，計算機對檔案資料的輸入、儲存和處理，以及計算機對檔案資訊輸出的全過程的研究，其任務是逐步實現檔案管理技術的現代化，提高檔案管理效率。

標準號：GB T。

中文標準名稱標準標題：檔案書目規則。

英文標準名稱：檔案書目說明。

發布日期：1985 年 5 月 10 日。

實施日期：1986-1-1。

首次發行日期：1985-1-31。

standardstate：已棄用。

審評確認日期： 2004-10-14

方案編號：

替換國家標記編號替換標準：

替換標準：

Revocatory日期： 2004-10-14

採用國際標準編號：

採用國際標準名稱：

採用國際標準：

國際標準分類（ICS）：

中國標準分類號（CCS）：A14

standardsort：基本。

標準頁碼：

第乙個標準答案**（元）價格（ ）

省長：中華人民共和國標準化管理委員會。

協調單位技術委員會：國家資訊和文獻標準化技術委員會。

起草委員會：檔案工作標準化領導小組。

檔案目錄是由檔案館（辦公室）編制的工具，由許多書目條目組成，並按一定順序排列，用於揭示、報告和查詢檔案。 它是檔案檢索系統的重要組成部分。 根據處理檔案和處理資訊的方式，檔案目錄可分為兩大類：人工檢驗目錄和機器檢驗目錄。