如何做好文件和檔案管理？

1）做好檔案的收集工作。

1、為防止檔案在流轉過程中丟失，當檔案交付承辦人時，承辦人必須簽字並共同承擔及時、完整地歸檔檔案的責任。

2、定期收集各部門檔案，由部門助理、秘書負責收集部門檔案。 對於一些重要檔案，採用先影印後送交承辦人的方法。

3、在移交過程中，應全面清理資料，散落在個人手中的資訊交由各部門檔案負責人負責，對資料進行回收，確保檔案收集完備完全，避免資料丟失。

2）制定合理的分類方案。

1、檔案分為檔案檔案、音像檔案、實物檔案等型別。

2. 按年份、類別、級別、儲存期限對文件和檔案進行分類。

3、音像、實物檔案按行政事務、業務專案、技術研發等，按分類方案和保管期限安排，做好平時的檔案歸檔工作。

3）認真做好日常檔案管理工作。

各種檔案和資料根據類別儲存在不同的檔案盒中。 根據需要建立和完善檔案、檔案傳輸暫存器、檔案利用效果暫存器、銷毀暫存器、資料定期檢查暫存器、檔案傳輸統計等多種賬本。

（四）加強檔案管理研究。

恪守檔案工作者的職業操守。

做好保密工作。

平凡的工作要有計畫、有分寸、有效率、要精通自己的業務。 確保檔案的完整性，提高檔案利用效率。

收集、整理、儲存、評估、統計以及提供和利用檔案的活動。 我們的檔案包括：檔案收藏、檔案分類、檔案錄入、檔案數位化、檔案系統、檔案培訓、檔案軟體定製、檔案智慧型管理、檔案價值評估、檔案儲存、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案研究（見檔案檔案匯編）、檔案提供與利用、檔案銷毀。

這些任務的分工只是比較穩定而不是絕對的，有的分為八個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩大部分。 由於現代記錄管理已成為乙個複雜的系統，因此也有方法可以將其劃分為多個層。 第一級分為檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統，每個子系統又分為幾個級別的小系統。

檔案主體的管理分為收集、整理、標識、儲存、統計等工作環節; 檔案資訊的發展分為資訊處理和資訊輸出兩部分，資訊處理由編目、文獻編纂和參考資料組成，資訊輸出由提供閱讀、影印、諮詢、通訊、借閱、出版、展覽等服務活動組成。

1.保留期——年度分類方法，即根據儲存期對歸檔檔案進行分類，每個儲存期按年份分類。

2.保留期-年-問題分類法，即對應歸檔的檔案和資料按儲存期進行分類，每個儲存期按年份分類，再按問題分類。

3.問題年-儲存期分類法，即先對歸檔檔案按問題進行分類，每個問題按年份分類，再按年下的儲存期進行分類。

4、年度儲存期分類法，即先對歸檔檔案按年份分類，每年按儲存期分類。

5.年-組織-儲存期分類，這是最常用的分類方法。 存檔文件首先按年份分類，然後按部門分類，最後按保留期分類。

在開展檔案管理工作時，要遵循國家檔案集中統一管理的原則，維護檔案的完整性和安全性，使其易於使用。 集中統一，就是國家各級檔案由國家設立的各類檔案機構集中儲存，制定統一的法律法規進行管理。

保持完整性有兩層含義：在數量上，要保證檔案完整，不殘缺; 在質量上，要保持檔案的有機聯絡，不能人為地分離、分散或無序堆積。 維護安全性還具有兩個含義：

努力防止對檔案本身的損害，盡可能延長檔案的壽命; 保護檔案免遭蓄意破壞，防止檔案被盜。

易用性是所有檔案管理活動的最終目標，也是檢驗檔案管理的標準。 檔案是歷史的見證，都反映了一定的歷史事實，不允許隨意篡改或修改，因此保持檔案的真實性，保持檔案的原貌也是檔案管理必須遵循的原則之一。