如何有效管理企業檔案

收集、整理、儲存、評估、統計以及提供和利用檔案的活動。 檔案的內容包括：檔案收藏、檔案整理、檔案錄入、檔案數位化、檔案系統、檔案軟體定製、檔案價值評估、檔案保全、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案研究（見檔案檔案匯編）、檔案提供與利用、檔案銷毀。

這些任務的分工只是比較穩定而不是絕對的，有的分為八個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩大部分。 由於現代記錄管理已成為乙個複雜的系統，因此也有方法可以將其劃分為多個層。 第一級分為檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統，每個子系統又分為幾個級別的小系統。

檔案主體的管理分為收集、整理、標識、儲存、統計等工作環節; 檔案資訊的發展分為資訊處理和資訊輸出兩部分，資訊處理由編目、文獻編纂和參考資料組成，資訊輸出由提供閱讀、影印、諮詢、通訊、借閱、出版、展覽等服務活動組成。

1、準確反映企業的成長歷程。

檔案記錄了公司成長的點點滴滴，成立時，擴張時，戰略目標的調整等，都可以從企業檔案中找到。 當企業發展穩定而動盪，原因是什麼，也可以從中找到規律和答案。

2、防止企業智財權外洩。

企業檔案都涉及商業秘密和智財權，如果沒有統一管理，讓管理人員親自處置，勢必容易丟失，丟失的秘密可能會洩露。 檔案不僅要統一管理，還要有保密意識。

3.決策人員和助手。

對企業重要決策起到參考和參考作用，提供詳細可信的原材料，促進企業的生產和發展。

4、企業文化的活標本。

企業文化是員工意識形態在企業制度規範、員工行為、工廠外觀等多個方面的投射或反映。 做好檔案管理的企業，在梳理和完善企業文化時，不需要找幹腸子，不需要絞盡腦汁，不需要補，只需要梳理、補充和完善全體員工認可的價值觀、制度規範和行為準則， 企業文化的基本內容就在那裡。結合企業發展史上重要事件的整理和優秀員工代表事蹟的總結，豐富了企業文化。

5.企業宣傳資料庫。

當乙個檔案管理良好的企業需要進行公示時，只需要在檔案室裡檢索資訊，不需要暫時憋著，擾亂正常工作。 檔案管理好的企業，宣傳資料真實可信，對企業影響力的宣傳和擴大沒有壞處。