如何加強電子文件歸檔管理

歸檔方式：現階段，離線歸檔電子文件一般有兩種方式：離線和線上。 離線歸檔是將電子文件儲存在離線載體中後，將電子文件轉移到檔案部門進行歸檔和儲存。 線上歸檔是通過計算機網路系統將電子檔案傳送到檔案部門進行歸檔和儲存。

實時存檔是在電子文件形成或接收後立即對其進行存檔的過程。 定期存檔是在文書工作過程結束後提交電子文件。 實時存檔一般採用線上存檔，定期存檔可以是線上的，也可以是離線的。

因為電子文件的歸檔實際上是複製轉儲，歸檔不影響部門的使用，並且具有防止電子檔案被損壞、丟失和篡改的效果，是一石多鳥的好事，因此，有條件的單位應盡量採用線上實時歸檔的方式。

備案要求：一是定稿，審批和簽字手續齊全，內容和形式與相關紙質檔案一致。 其次，如果是加密檔案，則必須在存檔前刪除已設定的密碼; 如果是壓縮檔案，應盡量解壓縮; 如果以非通用格式製作，則必須轉換為通用格式，如果無法轉換，則應將執行該檔案的專用軟體存檔到檔案部門，所有這些都是為了方便電子文件的有效使用。

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電子文件的歸檔管理有哪些具體要求？

目前，學術界對檔案的定義尚未達成共識。 一般而言，檔案是指人們在各種社會活動中直接形成的具有儲存價值的各種形式的原始記錄。 下面我整理了電子文件歸檔管理的具體要求細節，希望對大家有所幫助！

電子檔案歸檔的一般要求：檔案編制部門或者資訊管理部門應當定期將符合歸檔條件的電子檔案移送檔案部門，並按照檔案管理部門要求的格式儲存在符合保管期限的離線載體上。 具體要求：

1）所有在網路上邏輯存檔的電子檔案都應定期進行物理存檔;

2）收集有歸檔標記的電子檔案，影印至耐久性好的載體，分3套，一套密封存放，一套供參考，一套用於異地存放。對於加密的電子檔案，解密後應製作副本;

3） 推薦的載體按優先順序順序為：唯讀 CD、一次性寫入 CD、磁帶、可重寫 CD、硬碟等。 不得以軟盤作為長期儲存存檔電子檔案的載體;

4）用於儲存電子檔案的載體或容器應有標籤，標籤應標明載體序列號、全件編號、類別編號、機密級別、儲存期限、儲存日期等，電子檔案載體應設定為歸檔後禁止寫入操作;

5）特殊格式的電子檔案應與相應的檢視軟體同時存放在載體中;

6）將電子文件、相關軟體、其他指令等對應的機讀目錄存檔，存檔後的電子文件應以磁碟形式填寫;

7）對於需要長期存放的電子單據，每份電子單據的載體中應同時有相應的機讀目錄;

8）歸檔完成後，電子檔案製作部門應將載有電子檔案的載體保留在橙腔歸檔前至少一年。 ;

電子檔案歸檔是指在不改變原有儲存方式和地點的情況下，將電子檔案的管理許可權移交給檔案部門的過程。

1. 電子檔案歸檔的範圍。

電子檔案的歸檔範圍是電子檔案形成、積累和歸檔系統中最重要的內容，對於保證歸檔檔案的完整性和完整性非常重要。

電子檔案歸檔的範圍小於其收集和積累的範圍，主要是OA系統、業務系統等數字裝置，應根據電子檔案的特點、電子檔案的管理特點、“雙制”歸檔要求、機構資訊化不完全的特點，綜合確定歸檔範圍。

二、電子文件的歸檔方式。

1、物理歸檔是指檔案管理部門將電子檔案集中到可以離線儲存的載體，並轉交給檔案部門，由檔案部門負責對此類歸檔資料的控制和維護的過程。 物理歸檔可以實現電子文件的集中管理，保證電子文件的安全性。

2、邏輯歸檔是指在不改變計算機網路上原有的儲存方式和位置的情況下，將電子檔案的管理許可權移交給檔案部門的過程。

一般而言，還應採取以下措施來控制邏輯存檔的電子檔案：首先，應採取備份措施。 第二，定期進行物理歸檔。

3. 電子文件歸檔的時間要求。

電子文件的存檔時間有兩種型別：實時存檔和定期存檔。 實時歸檔是指將數字裝置中生成和處理的電子文件立即歸檔到數字歸檔檔案管理系統中。 定期歸檔是指按照機構有關規定，在對電子檔案進行處理一段時間後，將電子檔案轉入數字檔案系統。

1）做好檔案的收集工作。

1、為防止檔案在流轉過程中丟失，當檔案交付承辦人時，承辦人必須簽字並共同承擔及時、完整地歸檔檔案的責任。

2、定期收集各部門檔案，由部門助理、秘書負責收集部門檔案。 對於一些重要檔案，採用先影印後送交承辦人的方法。

3、在移交過程中，對資訊進行全面清理，將散落在個人手中的資訊 胡輝負責各部門檔案負責人對資訊進行恢復，確保檔案收集完整、完整，避免資訊丟失。

2）制定合理的分類方案。

1、檔案分為檔案檔案、音像檔案、實物檔案等型別。

2. 按年份、類別、級別、儲存期限對文件和檔案進行分類。

3、音像、實物檔案按行政事務、業務專案、技術研發等，按分類方案和保管期限安排，做好平時的檔案歸檔工作。

3）認真做好日常檔案管理工作。

各種檔案和資料根據類別儲存在不同的檔案盒中。 建立健全檔案登記、檔案移送登記、檔案使用效果登記、銷毀登記、資料定期檢查登記、檔案移交統計等多種分類賬。

（四）加強檔案管理研究。

恪守檔案工作者的職業道德，做好保密工作，有計畫、有分寸、有效率地工作，精通本職業務。 確保檔案的完整性，提高檔案利用效率。