如何做好印章管理，如何管理公司的印章

為了保證密封件管理的安全和規範，密封件應該從兩個方面入手：如何使用和如何儲存。

1. 如何使用

實體印章的線下使用已經跟蹤多年，印章盜用、個人印章等違法行為日益明顯，甚至出現了未經許可刻印章等違紀行為。

造成上述情況的主要原因主要有：

1、誰使用、在哪裡使用的資訊不準確，傳統的紙質台賬無法作為審計的有效證明，給封條管理留下隱患;

2、僅憑肉眼難以鑑別印記真偽，給私刻印章留下了機會;

鑑於上述使用環節存在漏洞，可以通過電子化使用流程有效規避

1、電子簽名技術是在《電子簽名法》等法律法規的建構基礎上，通過數字簽名、CA認證和資訊加密技術實現的。 使用時，身份由權威CA認證，並對整個操作過程進行追溯，每次使用都可以通過系統進行追溯。 有效改善使用傳統實物印章和台賬記錄造成的管理漏洞;

2、其次，數字簽名技術具有簽名身份可識別、簽名內容防篡改等特點。 並且可以實時識別真偽，解決了實物印章真偽識別滯後的問題（當發生糾紛，事後權利責任受到限制時，鑑定顯然對防範風險沒有任何作用），鑑定過程複雜（當事人需要攜帶爭議檔案到專業機構進行鑑定， 如三個公安局）。

二、如何管理

解決了“如何使用”的問題後，我們來了解一下“如何管理”。 管理環節應分為“管理印章”和“管理檔案”。

1、一方面，印章管理員的職業道德關係到企業印章使用安全; 另一方面，在集團企業中。 對集團總部來說，對分支機構結構印章進行管理，實現許可權的自由收集和釋放，管理不死性也很重要。

2、蓋章雖然重要，但蓋章檔案的歸檔管理也是企業需要注意的事情。

對於密封件管理和合同管理，我們提供整合的管控解決方案。

1、通過電子封條技術，實現實物封條的統一採集和集中控制; 分公司**提交印章試製申請，總部**授權使用印章，解決印章跨區域、跨層級、多人協同使用印章的問題;

2、通過電子歸檔方案解決了檔案蓋章後的歸檔管理問題。 **歸檔、智慧型檢索、分類管理、許可權控制，保障檔案資訊保安，避免傳送、儲存文件等占用空間被盜、蓋章文件丟失或損壞等隱患。

印章是機關或單位對公文、證書的有效性負責的證明，是其內外行使權力的象徵。 由於印章的特殊作用，各單位的印章一般由辦公室管理和使用。 但是，在實際工作中，不注意使用印刷規範和管理混亂的現象時有發生，主要有以下幾個問題：

一是思想認識不正確。 有的同志認為，“三枚公章不值乙個同胞庸俗關係研究”，只要老鄉說話，說起來容易; 有人認為公章不如領導的批准，批准的權威大於公章，批准就是通過; 也有人認為，公章不如關係，有辦法打通關係。

獲得郵票很容易。 二是密封件的使用不規範。 有部門沒有及時銷毀舊印章，導致新印章與舊印章並存; 有的同志怕反駁同鄉、熟人、親戚朋友的感情，失去了用印章的原則; 有貪婪的方便，在空白的介紹信中。

加封條以備後用，給違法者提供了乘之機，這種問題在一些基層單位尤為突出。 三是封條不嚴格保管。 有的單位“抓、管”公章，辦公室很多同志都有鑰匙存放公章抽屜; 一些單元密封件隨處可見，已成為隨時可用的東西; 也有同志不提防，整天把存放封條的抽屜或櫃門留了下來，或者把鑰匙掛在上面，讓封條被偷走了。

印章管理是辦公室的一項基本職能。 筆者認為，應從四個方面加強封條管理：一是注重辦公隊伍建設，提高辦公人員素質。

密封件問題：1印章分散，子公司或專案遍布全國，印章眾多，印章的使用更是總部不為人知，沒有有效的管控手段; 2.

海豹外賣處於無人監管狀態，風險巨大; 3.封印使用者徇私舞弊，擅自在檔案上加蓋印章; 4.發生黑封事件，證據難以獲取，給企業帶來巨大損失。

很多企業印章的管理不到位，公司所有者作為企業法人，承擔著巨大的法律風險。 誰在使用它？ 用於**？ 問題包括對合同的調查。

解決方法：不能是公章、合同印章、法人印章、專項財務印章、個人私章，可以載入到ADA智慧型硬體中，接入有效的電子簽名和電子簽名平台，實現印章全過程閉環管理，可以跟蹤列印人員等相關資訊， 列印時間、列印位置和列印文件實時，並儲存證據，統一管理所有使用記錄。

解決外地使用印章、取出印章的困難和風險，大大提高各子公司在其他地方使用印章的效率，節約印章管理成本，加強印章安全管控，追溯印章檔案的使用情況。

1、印章應由專人保管;

2、制定印章使用制度，並填寫使用理由，印章保管人核對檔案內容和印章使用單所載簽字，經核實後方可蓋章;

3、不同業務的印章應負責不同部門的專人;

4.如在分步審核過程中被拒絕，檔案將被退回。

加強企業印章規範化管理

1）完善管理制度。

制度是實施的基礎“，因此，企業應建立健全企業印章管理制度，按照制度要求建立印章使用流程，明確印章管理人員的職責和權利，確保管理制度的內容涉及簽發、使用、移交、借用、 以及密封管理的其他方面。在刻印和印章時，要保證對印章的要求是真實的，理由充分; 使用印章時，應檢查印章檔案，確保印章已登記和批准; 印章交接時，要保證有記錄保留; 借用印章時，要防止隨意使用印章的風險，歸還印章時，應妥善保管外出使用印章的證件; 在印章**時，檢查印章的完整性，並與印章時的印章樣式進行比較。 此外，要明確各類密封件的適用範圍，加強密封件的規範化管理，避免密封件混用的現象，使密封件的管理有規律可循，密封件的使用可以遵循，從而從源頭管理上避免風險事件的發生。

2）強化風險意識。

首先，企業要大力加強印章管理相關知識和印章所涉及的管理風險的普及，不僅要提高印章管理人員的管理能力和管理意識，還要加強企業管理人員等員工對印章管理的重視，改變印章只是一種形式， 印章不負責任的理念，增強了印章的風險意識，避免了違章、錯誤印章、隨意使用印章，在企業中形成了合規、合法使用的印章意識和習慣。此外，企業應加強印章管理人員的責任意識，在日常印章管理過程中，按管理制度要求進行管理，堅持管理原則，確保印章儲存、使用和移交的安全。

3）加強對封條管理的監督。

印章管理風險是企業經營管理過程中的乙個潛在風險，但一旦暴露出風險，一般都會出現很大的問題。 印章的管理內容比較小，瑣碎、重複，所以印章管理人員在管理上容易出現疏忽，但稍有遺漏就容易造成大問題。 為了保持封條管理人員在管理過程中的警惕性，封條集中管理部門應加強對封條管理的監督，發現問題並及時糾正，避免出現大風險。

4）加快電子封條的推出。

在遵守相關法律法規的前提下，使用電子印章具有與傳統印章同等的法律效力。 完成電子印章的線上化，將電子印章與印章使用流程連線起來，完成印章審批流程後自動給電子印章蓋章，避免了印章提前使用、封存混亂、無批封、偽造印章的現象，實現了印章的標準化使用。

公司印章管理辦法如下：

1.指定專人保管。 對於小企業來說，由作為股東的法定代表人持有更安全。 對於大中型企業，應安排行政崗位人員保管，並可採用分級保管制度，明確保管人職責。 避免業務人員自我保管，加強監督控制;

2、應有統一的印章使用台賬、印章申請表，並有明確的審批級別和流程，使審批、辦理、蓋章、單證相符，具有可追溯性;

3、特殊情況下進行印章外出時，必須經領導批准，並指定印章主管。 如果印章遺失，必須報告，並在報紙上刊登無效宣告;

4、禁止在空白紙上蓋章，特殊情況下必須經領導批准，事前事後嚴格審批登記。

印章公安管理辦法

第五條 任何單位和個人不得買賣印章，不得非法製作、使用印章。 第7條.

國家政權、黨政、司法、參政、軍隊、武警、民主黨派、共青團、工會、婦聯等各級機關和團體的組織機構需要刻章的，由印證機關印章管理部門向縣級以上地方人民公安機關出具公函辦理備案手續。

縣級以上人民**公安機關應當立即辦理並頒發合格證明。

公司公章管理制度。

1、公司印章是指公司的行政印章、合同印章和財務印章，公章由公司財務處管理，未經總經理批准，不得由他人管理和使用。 因任何原因需要臨時交接的，必須經總經理批准，嚴格辦理交接手續;

2、一般介紹信和身份證明，經總管理處負責人或公章負責人審核後，方可加蓋印章，以備日後查閱;

3、加蓋公章的材料，應注意付款單位必須與印章一致，印章位置合適，年份和月份應騎乘，字組應正確，圖形應清晰;

四、公章禁止帶出院使用，如因特殊需要，須經總經理批准，由綜合管理室工作人員攜帶，使用後立即帶回;

5、空白介紹信、空白紙、空白檔案等不得使用公章。 如遇特殊情況，須經總經理批准。 公章一般應在工作時間內使用，如無特殊情況，下班後停止使用公章;

六、公章管理人員必須認真負責，嚴格遵守規章制度，秉公作。 未經總經理及有關負責人簽字，不得隨意蓋章;

7、公章管理人員應妥善保管公章，不得隨意加蓋。 在下班時間和節假日應採取防盜措施;

8、印章後出現意外情況的，由審批人負責，因公章管理人員違反印章而造成的後果，由直接責任人負責。

1、公章由行政主管保管，財務印章與法定代表人私章分開管理。

2、建立公章登記冊，對經濟合同公章的使用進行登記，合同總經理須經總經理批准方可加蓋，合同副本報財務部，合同原件由專人保管。

3、公章帶出公司的，應經總經理批准批准，收件人應提交書面申請，收回時簽字寫明日期。

4、禁止在空白介紹信、空白紙、空白檔案等空白檔案上加蓋公章。 如遇特殊情況，須經總經理批准。

5、一般介紹信和身份證明必須經過行政主管審核後才能蓋章。 嚴禁向個人頒發相關證書，特殊情況需要頒發的，必須經總經理批准。

6、加蓋公章的材料，應注意付款單位與印章一致，印章位置適當，圖形清晰，多頁合同等單據應加蓋印章。

7、需要簽字蓋章的檔案，應先簽字後蓋章。

8、對外出具的信件、法律檔案使用公章，須經總經理批准。

9、明確印章管理人員的許可權，以及因未按規定私下蓋章給公司造成的經濟損失的責任。

1、法人的私人印章是否應予登記？

企業公司印章的刻製，需要公安局負責人備案，才能發揮正常作用。

1、企業法人印章、企業公章、合同章、財務專用章的刻製，原要求持營業執照、稅務登記證、法人、經理身份證原件到公安局辦理。

2、為保證刻印章的合法性，建議選擇具有合法刻印資質的單位進行刻印，即持有《特殊行業許可證》的刻字店，可以保證印章的合法性，充分維護公司利益。 只要及時、完整地提供材料，重新雕刻不需要很長時間，一般5個工作日，乙個工作日內即可完成申請。

3、如果是遺失印章，需要提供的材料有：

1）企業營業執照原件及影印件;

2）法人的授權委託書及法人有效身份證明影印件;

3）負責人有效身份證明的原件及影印件。

2.公司章程的法律依據。

《公安印章管理辦法》第十三條 需要刻印章的單位，只能申請刻製該單位的法定名稱印章。