電子檔案管理的原則是什麼，電子檔案應該是什麼

檔案管理應遵循的工作原則如下：

1、企業檔案為集體所有，不允許任何人自佔，因此在檔案管理過程中，應貫徹共同管理的原則，明確區分權利責任。

2、按照共存共管原則，儘量減少檔案的份數和保管地點，提高檔案的保密性和安全性，同時降低管理成本。

3.檔案資料要及時分類、分類、傳送，科學歸檔儲存，提高檔案管理的質量和效率。

電子檔案應（d）。

a.可靠 b程式規範 c元素合規性 D真。

電子檔案應具備的特徵如下。

1.依賴性。 電子檔案中的資訊是數字形式的，對計算機系統裝置有很強的依賴性。

2.密度高。 電子檔案的儲存介質主要包括：光碟、硬碟、軟盤等。 這些載體的儲存容量遠高於過去的各種資訊媒體，而且隨著資訊科技的不斷進步，電子檔案的儲存密度仍在不斷提高。

3.可分離性。 電子檔案是一種數字形式，其內容資訊可以從其載體中分離出來，可以從乙個載體複製到另乙個載體，並且可以從一台計算機傳輸到另一台計算機。

4.集體性。 電子檔案的資訊內容可以通過計算機表現為文字、圖形、影象、動畫、聲音等多種形式的資訊，可以單獨組合，也可以相互組合，使電子檔案的內容在當時可以更真實地再現。

5. 分享。 電子檔案可以通過網路通過計算機系統傳輸，多個使用者不持有通知必須親自到檔案管理部門查閱檔案，只要借助自己的電腦就可以同時在不同的地方實現檔案資訊資源的共享， 使不同場所的使用成為可能，消除了檔案使用的空間限制，突破了紙質檔案使用的限制，從而大大提高了檔案的利用率。

6.不穩定。 由於電子檔案的內容與載體的可分離性，比紙質檔案更不安全，具有預雜訊和穩定性的因素。

電子記錄管理的要求如下：

1. 檔案工作者應該改變他們的思維方式，更新他們的觀念。 電子檔案在檔案管理中是新事物，有些人一時難以接受，或者雖然接受，但只保留資訊或副本，這是對檔案管理的誤解。 為此，需要提高檔案工作者對電子檔案重要性的認識，使其擺脫以紙質檔案管理為主的傳統思維模式，建立以電子檔案為基礎的新思維模式，實現從紙質檔案的現代概念向電子檔案的“後現代概念”的轉變。

2. 檔案管理員應確保電子檔案的可讀性。 紙質檔案確保了資訊的原創性和真實性，並且毫無疑問。與看似儲存完好的磁碟的電子檔案不同，由於環境（硬體、軟體、加密、編碼等）的變化，資訊可能無法讀取。

電子文件的資訊內容是以特定的編碼形式記錄的，資訊科技的發展不斷以新的編碼取代原來的編碼，電子文件的編碼方法與計算機系統快速變化的執行環境之間的矛盾將越來越尖銳。

3. 檔案工作者應確保電子檔案的原創性。 電子文件在儲存中容易被複製和修改，不容易被發現，因此保證電子文件的原創性是保證其憑證功能的關鍵。 電子單證的易更改性以及資訊和載體的可分離性使得電子單證有可能在形成或傳送過程中被更改。

很難確定處理後的電子檔案是否與原件相同。 因此，科學界定電子檔案的獨創性是檔案研究領域的乙個新課題。

4.檔案工作者應加強檔案的集中統一管理。 電子檔案的物理結構和邏輯結構往往不一致，同一電子檔案中的文字、圖形、指令、附件等不能連續儲存在載體上，甚至可以儲存在不同的載體上而不影響其正常顯示輸出，並且在傳輸載體轉換等資訊處理過程中對電子檔案進行轉換， 它的物理結構經常變化，而它的邏輯結構可以保持不變。這一特點使其不同於傳統的紙質檔案管理。

5、檔案工作者應嚴格保障檔案安全。 要注意保護電子檔案的“物理生命”和“資訊生命”。 保護電子文件的“物理壽命”主要是防磁，控制環境的溫度和濕度，防止機械損壞。

保護電子文件的“資訊生命”是檔案管理面臨的又一新挑戰。 物理狀況良好的電子文件有一天可能會變得不可讀; 乙個“好”的電子文件可能在什麼都不知道的情況下被盜了。 這些都是電子文件“資訊壽命”保護不當的結果。

在保護電子檔案的“資訊生命”時，應注意以下四個問題：確保電子檔案的持續可讀性; 反計算機病毒; 控制網路中電子檔案系統的安全性; 備份處理，異地儲存。