本文分析了資訊化條件下如何改進檔案管理

收集、整理、儲存、評估、統計以及提供和利用檔案的活動。 我們的檔案包括：檔案收藏、檔案分類、檔案錄入、檔案數位化、檔案系統、檔案培訓、檔案軟體定製、檔案智慧型管理、檔案價值評估、檔案儲存、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案研究（見檔案檔案匯編）、檔案提供與利用、檔案銷毀。

這些任務的分工只是比較穩定而不是絕對的，有的分為八個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩大部分。 由於現代記錄管理已成為乙個複雜的系統，因此也有方法可以將其劃分為多個層。 第一級分為檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統，每個子系統又分為幾個級別的小系統。

檔案主體的管理分為收集、整理、標識、儲存、統計等工作環節; 檔案資訊的發展分為資訊處理和資訊輸出兩部分，資訊處理由編目、文獻編纂和參考資料組成，資訊輸出由提供閱讀、影印、諮詢、通訊、借閱、出版、展覽等服務活動組成。

實現檔案管理資訊化，可以從三個方面入手：配備統一的管理裝置、建立規範的管理機制、建設復合管理隊伍。

1、將紙質檔案資訊轉化為數字資訊，就是要使檔案資訊成為流動的、有生命的資源，要做到這一點，就必須依靠網路，必須配備統一的管理裝置;

2、在檔案資訊化建設過程中，為明確相關責任，保障網路和資料安全執行，需要建立立足實際的規範化管理機制;

3、檔案管理人員隊伍建設是檔案資訊化成功的基礎，決定著檔案資訊化的發展速度和質量。

檔案管理系統軟體很多，主要是根據企業本身的需要，選擇合適的檔案管理系統軟體。

匯博通是一套滿足多使用者需求的檔案管理系統，覆蓋了檔案管理的所有功能應用，滿足了許可權設計和檔案安全利用的需求。

1、一站式檔案管理，全面覆蓋檔案管理需求。

檔案管理系統提供的功能覆蓋了檔案管理的全過程。 無論是檔案採集、檔案整理、檔案識別、檔案儲存，還是檔案統計、檔案檢索、檔案編纂研究、檔案利用等，系統都可以用於更簡單、更智慧型的操作。

與一般的檔案管理系統相比，匯博通將系統的功能推上了更上一層樓，即不僅可以實現檔案管理的全過程，還可以協助檔案在成為檔案前的審批、流通等申請過程。

2、多人同時管理檔案，檔案管理效率更高。

在小型組織中，通常有一名專業的檔案管理員，也稱為專門管理檔案的人員。 但是，對於檔案資料量較大的企業來說，乙個人負責檔案管理，工作量其實非常大。 基於此，匯博通為企業提供了多人管理模式。

該模式與終端登入相結合，負責收集檔案的人員、需要使用檔案的人員、需要審批的管理人員都可以隨時參與檔案的管理和利用。

3、層層安全防控機制，嚴格保護檔案機密性。

為了保護檔案資訊的安全，配置了防控的安全管理機制。 在登入環節，通過錯誤的密碼鎖定、小凱用強制密碼、機器指紋登入、驗證碼登入、SSL網路加密技術，為企業檔案資料管理系統安裝了密不透風的“門”。

在檔案的使用方面，支援檔案的加密傳輸，防擴散水印保護，並提供記錄操作軌跡的功能，監控使用者操作行為。

4、獨立設定應用許可權，檔案管理更精細化。

匯博通檔案管理系統支援自設定許可權功能。 許可權限制包括分享、**、列印、影印等20餘項，同步支援獨立設定。 許可權的物件可以是人員、職位或檔案。

例如，您可以將人員或職位設定為能夠修改配置檔案，也可以將配置檔案設定為無法修改的屬性。

（1）改變檔案管理的傳統思維，與時俱進。

正確認識傳統檔案管理觀念的不足，認識到提高檔案管理科學水平的重要性，提高檔案管理科學水平的唯一有效途徑。 只有提高人們的主觀認識，才能真正提高檔案管理的科學水平，進一步加強檔案管理部門軟硬體裝置的投入，進一步加強檔案管理部門的資金投入，才能真正提高檔案管理的科學水平，推動檔案管理向科技化、資訊化方向發展。

2）改變傳統的檔案管理方式，穩步創新。

傳統的檔案管理方式稱為“館藏型”，即對紙質檔案進行分類儲存，主要關注的是檔案的保密和儲存。 這種管理方式存在明顯的缺陷，如難以獲取等，對我國科學檔案管理的發展十分不利。 只有轉變傳統的“館藏型”檔案管理模式，實現“利用型”檔案管理，才能真正實現檔案館的自我價值，更好地為使用者提供服務。

3）實現檔案管理和科技支撐的資訊化。

要實現檔案管理的“利用”，就必須實現檔案管理的科技化和資訊化，這意味著必須加強檔案管理現代化，需要加大檔案管理部門軟硬體和資金投入。 幫助檔案管理部門了解和運用現代計算機等技術，確保檔案管理向“利用”的順利發展，在節省人力等有限資源的前提下，更好地為使用者提供服務，充分發揮檔案的最大價值。

4）提高檔案管理人員的素質，理論和實踐。

要提高檔案管理的科學水平，就必須提高對檔案管理人員的技術要求，檔案管理人員的綜合素質和能力必須滿足一定的要求。 使檔案管理人員能夠熟練使用終端裝置，完成資料庫建設、資料錄入等基礎工作。 檔案工作者的相關素養可以有針對性地提高：

一是從招聘流程入手，適當完善檔案管理崗位招聘條件。 二是建立完善的員工職業培訓機制。 三是制定健全檔案管理人員職業規劃和考核機制，使檔案管理人員充分發揮檔案的最大價值。

（五）完善檔案管理規章制度和責任機制。

從實際出發，根據檔案管理的實際需要，建立健全檔案管理責任機制，確保單位內部檔案管理？ 任何人。 在管理過程中，由指定人員負責檢查和監督，領導應將明確的工作任務分配給每個相關員工，確保職責明確。

要以有關機關頒布的檔案管理法律法規為指導，在檔案管理中嚴格貫徹執行，確保檔案管理工作順利進行。

1、管理思想要與時俱進。

2、完善檔案管理制度。

3、全面發展計算機資訊技術的應用。

4、採用科學的管理方法。

加強企業檔案管理措施，提高企業檔案管理水平。

首先，企業需要增加新技術在檔案管理中的應用。

當前，資訊化的發展對企業檔案管理提出了新的發展要求。 過去，紙質檔案管理是對檔案的物理管理，很難適應企業管理的要求。 隨著企業生產管理中資訊科技的大量應用，可以利用資訊科技加強企業的檔案管理，員工在積極開發檔案和資訊資源的同時，利用資訊科技更好地為企業服務，提供企業相關知識文獻等。

因此，企業要想更好地應用資訊科技，獲得長遠發展，就必須積極利用各種資訊科技帶來的優勢，開發和使用具有資料分析和決策支撐的檔案知識管理系統，促進企業檔案管理水平的整體提公升。

2、強化企業知識服務能力，實現知識共享。

對於企業內部知識服務體系，企業通過構建內部知識網路，實現知識的轉移和共享。 對於企業外部的知識轉移工作，企業還可以實現企業與外部知識網路之間的客戶資源和外部市場的交換。 為了使資訊資源符合安全標準，公司可以建立相應的共享許可權，使公司內部使用者可以直接訪問系統，外網客戶或市場使用者必須通過檔案管理部門的主頁或站點系統進行連線才能獲得許可權，才能實現知識搜尋工作。

知識共享的實現有利於企業知識體系的發展，加速檔案管理整體水平的提公升。

3、提高企業檔案管理人員的專業知識水平。

為了更好的完成企業的檔案管理，檔案管理部門可以引進具有專業知識的人才或具有相關工作經驗的成員，使其快速融入企業的工作流程。 同時，管理部負責人應向公司內部檔案管理人員介紹，使成員加深對公司運作的了解，使自己的知識結構能夠適應公司的發展需要，加強檔案管理人員的技能培訓， 使他們能夠適應當前資訊科技的快速發展，並利用先進的知識管理手段更好地為企業服務。

使用易度檔案管理軟體實現檔案數位化。